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关于做好2022届毕业研究生档案整理转递工作的通知

【来源:档案馆 | 发布日期:2022-05-15 】

各学院研究生辅导员及全体2022届毕业研究生:

2022年3月和6月毕业研究生档案转递工作即将开始,为确保此项任务顺利完成,现将档案整理转递工作安排如下:

一、政策依据

根据中组部、人社部、国家发改委、财政部、国家档案局联合发文《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》人社部发〔2014〕90号中的第一条“流动人员人事档案由县级以上(含县级)公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理,其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。严禁个人保管本人或他人档案。跨地区流动人员的人事档案,可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理” 和第二条:“未就业的高校毕业生档案,属于流动人员人事档案范围”的规定,今后各应届毕业生个人档案将集中装档完毕后统一转递,原则上学校将不予以保留学生个人档案。

二、归档材料:

1、毕业材料:毕业研究生登记表、授位审批材料以及就业报到证等。

2、奖励材料:学生在校期间获得的院级、校级以及校级以上奖励材料。

3、处分材料:学生在校期间违反校规、校纪,触犯国家法律等各类处分材料。

4、组织材料:学生在校期间参加党、团组织材料等。

5、日常行为表现材料:学生在校期间日常行为表现的学年鉴定材料等。

6、可供组织、人事部门参考的其他材料(体检表、学籍异动材料如休学、复学、退学、转学、参军、出国等;选调生材料;有工作经历的个人人事档案)。

各学院研究生辅导员请严格按上述顺序整理装档,装档后按专业、班级及学号顺序排列。装档当天请携带已装好的毕业研究生档案袋及《2022届毕业研究生装档材料明细表》(附件2)(附件2以学院为单位一式两份),同时带入档案馆(校史馆)并完成装档。

注意:(1)因哈尔滨市人力资源和社会保障局六盘水市人力资源和社会保障局的特殊要求,毕业研究生档案转递到哈尔滨市、六盘水市人力资源和社会保障局的需将哈尔滨市、六盘水市档案材料清单(附件5)放入档案中。(2)因上海市人力资源和社会保障局的要求,毕业研究生档案转递到上海市各区就业促进中心档案室的需将毕业生身份证及户口本复印件放入档案中。

三、归档材料要求

1、归档材料必须是办理完毕的正确材料。归档材料应完整真实、字迹清晰、手续齐备、对象明确,应有承办单位或个人署名,并有形成材料的日期。凡规定由组织审查盖章的,须盖印章。

2、档案材料一般应使用A4办公用纸,文字须是正式打印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写,不得用复印件代替原件存档。

四、毕业研究生档案转递信息填写及校核

(一)毕业研究生档案转递信息填写流程

为了保证毕业研究生个人档案投递快速、准确无误,避免个人档案延期和丢失情况发生,实行“由研究生辅导员通知毕业研究生→毕业研究生填写《2022届毕业研究生档案转递信息统计表》(附件1只需提交电子版),详细填写个人信息及档案转递信息→研究生辅导员审核后,让学生本人再次核实并确认签字→研究生辅导员提交给研究生学院审核→6月13日由研究生学院提交档案馆(校史馆)→档案馆(校史馆)核对→各学院研究生辅导员入档案馆(校史馆)核对→档案转递信息定稿后(研究生辅导员留存最终版信息)→档案馆(校史馆)发给邮局→邮局发给档案馆(校史馆)快递单据→档案馆(校史馆)下发快递单据给各学院研究生辅导员核查→各学院研究生辅导员核查后让毕业研究生核查,核查无误后返给档案馆(校史馆)(有误的在快递单上做红色标注并放在本班快递单最上面)→各学院研究生辅导员将更改有误的转递信息汇总后重新提交档案馆(校史馆)→档案馆(校史馆)汇总重新提交给邮局→邮局再次打印快递单据(不再下发核查)给档案馆(校史馆)→按装档流程装档,档案馆(校史馆)将依据此信息集中转递毕业研究生个人档案。

(二)毕业研究生档案转递信息注意事项

请研究生辅导员通知毕业研究生提前与用人单位和人才服务机构核实好接收档案的详细地址、单位名称、接收人及联系电话、邮政编码等准确信息,在规定时间内按班级学号顺序认真详细填写《2022届毕业研究生档案转递信息统计表》(附件1)中的信息,不准空项,以确保毕业研究生个人档案安全准确投递。若因学生个人填报档案转递信息不准确,而造成档案在转递过程中丢失情况,责任由学生自负。

1、已就业的毕业研究生:(1)若就业单位具备档案接收管理权限,档案直接发往就业单位;(2)若就业单位不具备档案接收管理权限,但其单位档案在相关人才服务机构代理,档案直接发往该人才机构;(3)若就业单位不具备档案接收管理权限,也无相关人才服务机构代理档案,即单位不要档案的,档案发往户籍所在地公共人才服务机构。

2、未就业的毕业研究生:考虑到档案继续在学校保管,会影响毕业研究生工龄、职称晋级、公考、落户等因素,档案馆(校史馆)原则上不予继续保管档案,毕业研究生档案迁回生源地的公共人才代理机构,须提前与对方联系,确认详细地址、单位名称、接收人/接收部门、联系电话及邮政编码。毕业后准备出国留学的毕业研究生,其档案可转至教育部留学服务中心留学人员档案室或生源地公共人才代理机构(大中专毕业生就业指导中心、人力资源和社会保障局、人才服务中心等机构)。

3、自提档案的毕业研究生:毕业研究生档案一般不允许由本人自提。因特殊情况需要自提的,由该生的研究生辅导员带齐该生全部毕业归档材料、《2022届毕业研究生自提档案情况说明表》(附件3)来档案馆(校史馆)装档密封后交给该生的辅导员。在自提档案的过程中发生档案袋开封、档案材料遗失等问题,由毕业研究生本人承担责任,学校不负任何责任。

4、档案转递地址的更改:6月23日前档案馆(校史馆)不接受个人改派;6月24日有改派的学生请持研究生学院的回执单到档案馆(校史馆)办理档案改派信息登记(建议有改派意向的学生由研究生辅导员统一办理,填写新的邮寄信息,留存改派后的地址,把新的就业报到证装入档案后按照新的地址邮寄)。

5、报名参加2022年大学生志愿服务西部计划志愿者的毕业研究生:填写《2022年大学生志愿服务西部计划志愿者申请档案保留学校学生名单》(附表7),贴“在校保留”标签,等待入选结果。(1)结果公示后入选的学生,档案暂留档案馆(校史馆)保管。研究生辅导员与学生确认档案留校保管的时间,保管时间为1年-3年之间。(2)未入选的学生,按遗留档案转递流程尽快转递。

6、毕业研究生档案转递采用“中国邮政EMS标准快递”,档案转递信息填写必须符合中国邮政EMS标准快递要求,具体要求如下:

(1)档案转递地址必须与就业报到证地址一致,档案转递地址是报到证地址的详细地址。

(2)收件单位:必须准确填写具有档案管理权限的单位全称,毕业研究生需与签约单位确认档案转递接收单位。

(3)收件地址:必须详细填写收件单位所在的省市区县、街道名称、门牌号码等信息。

(4)收件人信息:必须准确填写收件单位联系人的姓名、联系电话、手机号码等信息。

例:邮寄地址:XX省XX市XX区XX街路XX号

接收单位名称:XX单位

接收部门(人):XX部门(人)

邮编:XX

接收电话:XX

五、档案转递形式与查询

1、各学院毕业研究生档案归档工作完成后,档案馆(校史馆)核查后密封,并根据档案派遣去向分类派发。派遣至沈阳市人力资源服务与行政执法中心的档案由档案馆(校史馆)派专人送达;派遣至大连市人才服务中心、鞍山市人才服务中心、辽阳市人力资源和社会保险事业服务中心的档案统一打包邮寄,其余毕业研究生档案统一由中国邮政公司EMS“大学生档案”专递方式寄出。

2、档案转递工作完成后,档案馆(校史馆)会将档案邮寄信息发给各学院研究生辅导员,毕业研究生可以到研究生辅导员发布的档案转递信息汇编,通过学号、姓名查询本人邮寄单号,然后登录中国邮政EMS官网查询转递的具体信息,该信息截屏留存。注意:EMS邮寄单号网上查询信息有效时间为一年,查询电话11183,请毕业研究生在有效时间内及时查询自己的档案是否已被转递单位签收、入库(电话咨询档案是否入库)。


六、工作要求

1、请各学院高度重视毕业研究生档案装档、转递工作,加强对毕业研究生的教育和引导,使其充分认识个人档案对于就业、升学、升职等方面的重要作用。

2、各学院研究生辅导员要严格按照通知要求,全过程负责毕业研究生档案材料归档、信息校核工作,确保装档材料不错装、不漏装,转递信息无遗漏、无缺失、准确无误。

3、各学院装档完成后,请于6月20日将最终版《2022届毕业研究生装档材料明细表》(附件2)、《()学院2022届毕业研究生遗留档案登记表》(附件4)的电子版及纸质版(签字、盖章)一式两份交至档案馆(校史馆)108室。

4、各学院装档具体流程及时间安排详见附件6。

5、如有不明事宜请联系档案馆(校史馆)胡老师。

请相关老师及时加入我校学生档案管理工作微信群,不明事宜,可在群里咨询,请入群的老师注明单位,姓名。

沈理工学生档案管理工作群二维码


(二维码5月20日前有效)


联系 人:胡老师

联系电话:024-24682889  13897958161

地 点:档案馆108室

电子邮箱:723322247@qq.com


沈阳理工大学档案馆(校史馆)

2022年5月16日

附件1 :《2022届毕业研究生档案转递信息统计表》

附件2 :《2022届毕业研究生装档材料明细表》

附件3: 《2022届毕业研究生自提档案情况说明表》

附件4: 《()学院2022届毕业研究生遗留档案登记表》

附件5 :《档案材料清单》

附件6 :《毕业研究生装档流程及时间》

附件7: 《2022年大学生志愿服务西部计划志愿者申请档案保留学校名单》